About this role

L'équipe Trainsweateat est à la recherche d'un(e) Executive & Personal Assistant.

Véritable partenaire de confiance, vous prenez en charge la gestion globale — professionnelle et privée — de la Direction. Autonome et réactif/ve, vous orchestrez le quotidien, anticipez les besoins et veillez à l'efficacité de chaque journée.

Le poste est basé dans les Alpes-Maritimes et nécessite une grande mobilité pour accompagner la Direction dans ses déplacements fréquents.

Vos principales missions seront les suivantes :

Gérer des agendas complexes, planifier les rendez-vous et réunions (professionnels et personnels), anticiper les déplacements et ajuster selon les priorités
Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, logistique sur place) avec rigueur et réactivité
Préparer les réunions clés : coordination logistique, ordre du jour, documents de support, prise de notes si nécessaire
Coordonner plusieurs priorités et projets, sans en compromettre la qualité, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité face aux changements de dernière minute et aux urgences
Relayer les demandes internes et externes, filtrer les sollicitations et prioriser les échanges
Gérer la communication écrite : rédaction, mise en forme et relecture de documents (emails, présentations, comptes rendus, etc.)
Piloter certaines tâches de gestion quotidienne, tant sur le plan professionnel (factures, prestataires, fournitures, etc.) que personnel (planning, logistique, services)
Être un soutien de confiance, capable de garder la tête froide face à l’imprévu, tout en garantissant une stricte confidentialité.

Vous pourriez être le prochain membre de notre équipe si :

Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou personnel(le), idéalement dans un environnement dynamique
Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack, etc.)
Vous faites preuve d’un sens de l’organisation hors pair et savez gérer les urgences et les imprévus avec calme et efficacité
Vous avez un sens aigu de la confidentialité, êtes rigoureux(se), ultra-discret(e) et digne de confiance
Vous savez travailler dans l’ombre tout en jouant un rôle clé dans la fluidité de l’organisation
Vous possédez une excellente capacité de communication, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral
Vous êtes proactif(ve), autonome et toujours à l’écoute des besoins, même non exprimés
Vous maîtrisez l’anglais professionnel
Vous résidez dans les Alpes-Maritimes (06) ou souhaitez vous y installer

Détails du poste :

Type de contrat : CDI à temps plein

Date de démarrage : dès que possible

Lieu : Biot (Alpes-Maritimes) avec déplacements fréquents