Executive Assistant (m/w/d)

About this role

Deine Aufgaben

• Terminkoordination: Planung, Priorisierung und Abstimmung interner und externer Termine inkl. Kalenderpflege und Meetingvorbereitung
• Reiseorganisation: Selbstständige Buchung und Anpassung von Reisen (Flüge, Hotels, Transfers) sowie Erstellung übersichtlicher Reisepläne
• Spesenmanagement: Prüfung, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen nach internen Vorgaben
• E-Mail-Management: Strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Betreuung mehrerer Postfächer
• Administrative Unterstützung: Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Pflege von Kontaktdaten und Verteilerlisten (z. B. im CRM)
• LinkedIn: Pflege des Profils, Bearbeitung eingehender Anfragen und Koordination externer Kommunikation
• Kommunikation & Schnittstelle: Ansprechpartner/in für interne Teams, Portfoliofirmen sowie externe Partner auf nationaler und internationaler Ebene
• Zusätzliche Aufgaben (je nach Erfahrung und Interesse): Unterstützung im Office-Management, bei der IT-Koordination (keine Vorkenntnisse nötig) oder im Bereich Marketing/PR

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Gastronomie/Hotellerie oder ein abgeschlossenes Studium
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich – idealerweise in einem professionellen Umfeld (z. B. Unternehmensberatung, Private Equity, Kanzlei oder gehobene Dienstleistung)
• Alternativ: Erfahrung in der Gastronomie oder Hotellerie mit ausgeprägter Serviceorientierung und Organisationsstärke
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Engagement und Flexibilität
• Souveränes Auftreten, Diskretion und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Outlook, Word, Excel und PowerPoint

Warum EMERAM?

Bei EMERAM erwartet Dich ein dynamisches und hochprofessionelles Umfeld mit freundlichen und liebenswerten Kollegen. Wir sehen uns als „One Team“ und treffen uns nicht nur einmal die Woche im gesamten EMERAM-Team zum gemeinsamen Mittagessen, sondern verbringen auch Zeit bei abwechslungsreichen Teamevents und Outings. Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung ist uns sehr wichtig. Gemeinsam werden wir Deinen individuellen Entwicklungsplan definieren und Dich in Deiner Weiterentwicklung begleiten.

EMERAM bietet Dir eine unbefristete Festanstellung mit attraktiver Vergütung im Herzens Münchens. Unsere Büros befinden sich in einem hochwertig renovierten Altbau in Bogenhausen. Wir bieten Dir viel Flexibilität, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie ein modernes Arbeitsumfeld mit frischem Obst, Getränken, Kaffee und Snacks – ergänzt durch einen Zuschuss zu Fitness- und Sportangeboten.